Die Reserve der Bundeswehr soll wachsen. Mit dem vom Bundeskabinett am 1. Juli 2026 beschlossenen Entwurf des Reservestärkungsgesetzes soll die Bundeswehr künftig schneller und verlässlicher auf Reservistinnen und Reservisten zurückgreifen können.
Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem eines: Abwesenheiten von Beschäftigten können planbarer werden – aber sie werden nicht in jedem Fall freiwillig oder langfristig vorhersehbar sein.
Die zentrale Frage für Unternehmen lautet deshalb nicht nur: Welche Rechte haben Arbeitgeber? Sondern auch: Wie behalten wir den Überblick, wenn eine wichtige Mitarbeiterin oder ein wichtiger Mitarbeiter für mehrere Wochen ausfällt?
Eine digitale Personalverwaltung kann dabei helfen. Sie ersetzt aber weder die rechtliche Prüfung des Einzelfalls noch die Entscheidung der zuständigen Wehrersatzbehörde.
**Wichtiger Hinweis:** Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung handelt es sich um einen beschlossenen Gesetzentwurf. Das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren steht noch aus; Änderungen sind möglich. Die folgenden Aussagen zum geplanten Reservestärkungsgesetz beziehen sich daher auf den Entwurfsstand und sind keine Rechtsberatung.
Was plant das Reservestärkungsgesetz?
Bisher war ein Reservedienst in der Praxis grundsätzlich von einer sogenannten „doppelten Freiwilligkeit“ abhängig: Die Reservistin oder der Reservist musste zustimmen – und auch der Arbeitgeber musste die Abwesenheit mittragen.
Der Gesetzentwurf sieht vor, diese doppelte Freiwilligkeit für bestimmte Reservedienstleistungen aufzugeben. Reservistinnen und Reservisten sollen künftig grundsätzlich auch verpflichtend zu Reservedienstleistungen herangezogen werden können.
Vorgesehen ist dabei ein Stufenmodell. Die zulässige Dauer soll sich unter anderem danach richten, wie lange die Person zuvor im aktiven Wehrdienst war. Nach dem Entwurf sind je nach vorheriger Dienstzeit einzelne verpflichtende Reservedienstleistungen von bis zu drei, vier, sechs oder zwölf Wochen pro Jahr möglich. Die Gesamtdauer aller verpflichtenden Reservedienstleistungen soll zwischen sechs und zwölf Monaten liegen.
Für Arbeitgeber ist besonders relevant: Eine Wehrdienstabwesenheit kann künftig auch dann eintreten, wenn das Unternehmen personell eigentlich nicht auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter verzichten möchte.
Welche Rechte haben Arbeitgeber?
1. Arbeitgeber sollen vor der Heranziehung angehört werden
Nach dem Gesetzentwurf soll die Wehrersatzbehörde den Arbeitgeber vor der Heranziehung anhören. Der Arbeitgeber kann damit betriebliche Belange schildern – zum Beispiel:
● eine Schlüsselposition ohne kurzfristige Vertretungsmöglichkeit,
● laufende Projekte mit besonderen Fristen,
● sicherheits- oder versorgungsrelevante Aufgaben,
● eine bereits bestehende personelle Unterbesetzung,
● erhebliche betriebliche Nachteile durch den Ausfall.
Die Anhörung ist jedoch kein Vetorecht. Der Arbeitgeber kann seine Argumente vortragen; ob die Person tatsächlich herangezogen wird, entscheidet die zuständige Wehrersatzbehörde.
2. Der Heranziehungsbescheid soll grundsätzlich acht Wochen vorher zugestellt werden
Der Entwurf sieht vor, dass der Heranziehungsbescheid grundsätzlich acht Wochen vor Beginn der Dienstleistung zugestellt werden soll. Im Bescheid sollen Ort, Beginn und Dauer der Dienstleistung genannt werden.
Diese Frist verbessert die Planbarkeit deutlich. Sie ist aber keine Garantie für jede Situation: Für bestimmte Fälle – etwa Spannungs- oder Verteidigungsfall, Alarmübungen oder eine dringend gebotene Erhöhung der Einsatzbereitschaft – sieht der Entwurf eine Heranziehung ohne Einhaltung einer Frist vor.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur auf den Vorlauf vertrauen, sondern zusätzlich einen Notfallprozess für kurzfristige Abwesenheiten vorbereiten.
3. Arbeitgeber können eine Zurückstellung beantragen
Wie bisher sollen Arbeitgeber im Frieden eine Zurückstellung beantragen können, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für die Erhaltung und Fortführung des Betriebs unentbehrlich ist.
Wichtig ist die Formulierung: Es reicht nicht, dass die Person besonders wertvoll oder schwer zu ersetzen ist. Die betriebliche Unentbehrlichkeit muss gegenüber der zuständigen Stelle nachvollziehbar begründet werden.
Ein solcher Antrag sollte deshalb nicht erst am ersten Abwesenheitstag vorbereitet werden. Sinnvoll ist eine sachliche Dokumentation:
● Welche konkrete Funktion übt die Person aus?
● Welche Aufgaben können nicht oder nur mit erheblichen Nachteilen übernommen werden?
● Welche Vertretungsoptionen wurden geprüft?
● Wie lange würde die Einarbeitung einer Ersatzperson dauern?
● Welche betrieblichen Folgen hätte der Ausfall?
Ob eine Zurückstellung ausgesprochen wird, entscheidet nicht der Arbeitgeber selbst. Bis zu einer Entscheidung sollten Unternehmen die behördlichen Vorgaben und Fristen genau beachten.
4. Im Spannungs- oder Verteidigungsfall bleibt die Unabkömmlichstellung möglich
Für den Spannungs- oder Verteidigungsfall sieht der Entwurf weiterhin die Möglichkeit einer sogenannten Unabkömmlichstellung vor. Sie kommt in Betracht, wenn eine Person für ihre ausgeübte Tätigkeit nicht entbehrt werden kann.
Auch hier gilt: Der Arbeitgeber kann einen Vorschlag beziehungsweise Antrag anstoßen, die Entscheidung trifft die zuständige Behörde. Die Unabkömmlichstellung ist daher kein allgemeines Freistellungs- oder Schutzinstrument für jede schwer zu besetzende Stelle.
5. Der Arbeitsplatz steht grundsätzlich unter Schutz
Das Arbeitsplatzschutzgesetz schützt Beschäftigte vor Benachteiligungen aus Anlass des Wehrdienstes. Eine Kündigung oder eine Auswahlentscheidung darf nicht deshalb zuungunsten der betroffenen Person erfolgen, weil sie Wehrdienst leistet.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Abwesenheit muss organisatorisch gelöst werden, darf aber nicht einfach zum Anlass genommen werden, das Arbeitsverhältnis zu beenden oder die Person bei Personalmaßnahmen schlechter zu behandeln.
Welche finanziellen Entlastungen sind geplant?
Der Gesetzentwurf sieht Änderungen am Arbeitsplatzschutzgesetz vor, die Arbeitgeber bei längeren oder schwer auffangbaren Abwesenheiten entlasten sollen.
Erstattung für eine fachlich gleichwertige Ersatzkraft
Private Arbeitgeber sollen sich zusätzliche Kosten für die Einstellung einer fachlich gleichwertigen Ersatzkraft erstatten lassen können.
Nach dem Entwurf soll die Erstattung:
● in Höhe der dem Arbeitnehmer zustehenden Mindestleistung nach dem Unterhaltssicherungsgesetz erfolgen,
● ab dem ersten Tag der Wehrübung greifen,
● auf höchstens 30 Tage je Wehrübung begrenzt sein,
● einen Nachweis über die Einstellung einer fachlich gleichwertigen Ersatzkraft voraussetzen,
● innerhalb von sechs Monaten nach Beginn der Wehrübung beantragt werden müssen.
Der Anspruch ist damit nicht als vollständige Kostenübernahme jeder Vertretung gedacht. Unternehmen müssen voraussichtlich nachweisen, dass tatsächlich eine fachlich gleichwertige Ersatzkraft eingestellt wurde und welche zusätzlichen Kosten entstanden sind.
Pauschaler Förderbetrag für kleine und mittlere Unternehmen
Zusätzlich soll ein pauschaler Förderbetrag von 500 Euro je Arbeitnehmer möglich werden, wenn:
● der Arbeitgeber höchstens 249 Arbeitnehmer beschäftigt,
● die Wehrübung mindestens 30 Tage dauert,
● der Antrag fristgerecht gestellt wird,
● der Förderbetrag je Arbeitnehmer höchstens einmal im Kalenderjahr beantragt wird.
Der Anspruch auf die Erstattung für eine Ersatzkraft soll daneben bestehen bleiben.
Für die Praxis folgt daraus: Unternehmen sollten Anträge, Bescheide, Arbeitsverträge der Ersatzkraft und Nachweise über die tatsächliche Abwesenheit strukturiert ablegen. Wer erst Monate später versucht, die Unterlagen zusammenzusuchen, riskiert unnötige Rückfragen oder verpasste Fristen.
Müssen Arbeitgeber alle Mitarbeitenden nach Reservistentätigkeit fragen?
Das ist eine der wichtigsten praktischen Fragen – und sie lässt sich nicht mit einem pauschalen Ja oder Nein beantworten.
Warum eine Abfrage sinnvoll sein kann
Für die Personalplanung kann es hilfreich sein zu wissen, ob Beschäftigte:
● als Reservistin oder Reservist dienstleistungspflichtig sein könnten,
● bereits einen Reservedienst leisten,
● einen Heranziehungsbescheid erhalten haben,
● in absehbarer Zeit mit einer längeren Abwesenheit rechnen müssen.
Gerade kleine Unternehmen mit wenigen Schlüsselpersonen brauchen möglichst früh Informationen, um Vertretungen, Projektübergaben und Kundenkommunikation zu organisieren.
Warum eine pauschale Vollerhebung problematisch sein kann
Eine allgemeine Abfrage „Sind Sie Reservist?“ sollte nicht automatisch dazu führen, dass umfangreiche militärische Informationen dauerhaft in der Personalakte gespeichert werden.
Arbeitgeber sollten insbesondere nicht ohne konkreten Zweck erfassen:
● militärische Dienstgrade,
● medizinische Informationen,
● sicherheitsrelevante Details,
● private Einsatz- oder Standortinformationen,
● freiwillige Tätigkeiten ohne Bezug zu einer möglichen Abwesenheit.
Bei personenbezogenen Daten gelten Zweckbindung, Datenminimierung, Transparenz und Zugriffsbeschränkung. Vor einer systematischen Erhebung sollten Unternehmen daher ihre Datenschutzbeauftragten und – soweit vorhanden – den Betriebsrat einbinden.
Unsere Empfehlung: Nicht nach „Militärstatus“, sondern nach Planungsrelevanz fragen
Für die Personalplanung ist nicht der Dienstgrad entscheidend. Entscheidend ist, ob eine konkrete Abwesenheit entstehen kann und wie das Unternehmen damit umgehen muss.
Eine datensparsame interne Abfrage könnte beispielsweise so aussehen:
**Gibt es bei Ihnen eine absehbare dienstbedingte Abwesenheit im Zusammenhang mit Reservedienst oder Wehrdienst, die für die Einsatzplanung relevant sein könnte?**
Mögliche Antworten:
● Keine absehbare Abwesenheit
● Abwesenheit möglich, Zeitraum noch unbekannt
● Abwesenheit geplant
● Heranziehungsbescheid liegt vor
● Besprechung mit HR erforderlich
Damit erhält das Unternehmen die Information, die es für seine Organisation tatsächlich benötigt – ohne unnötig tief in persönliche oder militärische Details einzusteigen.
Welche Daten sollten Arbeitgeber in der Personalverwaltung nachhalten?
Wenn ein konkreter Reservedienst bekannt wird, ist eine strukturierte Dokumentation sinnvoll. Sie sollte sich auf die Personalplanung, die rechtliche Bearbeitung und mögliche Erstattungsanträge beschränken.
Empfohlene Datenfelder
|
Bereich |
Sinnvolle Information |
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Status |
Abwesenheit möglich, geplant oder durch Bescheid bestätigt |
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Anlass |
Reservedienst beziehungsweise Wehrdienst – ohne unnötige Detailangaben |
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Nachweis |
Eingang des Heranziehungsbescheids und zuständige Kontaktstelle |
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Zeitraum |
Geplanter Dienstbeginn und Dienstende |
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Fristen |
Anhörungsfrist, Antragsfrist für Zurückstellung, Erstattungsfrist |
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Organisation |
Vertretung, Übergabe, kritische Aufgaben, verantwortliche Führungskraft |
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Kosten |
Ersatzkraft erforderlich: ja/nein; mögliche Erstattung prüfen |
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Antrag |
Zurückstellung, Unabkömmlichstellung oder Erstattung beantragt, bewilligt, abgelehnt |
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Abschluss |
Tatsächliches Ende der Abwesenheit und Rückkehrgespräch |
Was sollte nicht im normalen HR-Bereich stehen?
Nicht jede Information gehört in eine allgemein zugängliche Personalakte. Besonders schützenswerte Details sollten nur verarbeitet werden, wenn sie für einen klar definierten Zweck erforderlich sind.
Für die meisten Arbeitgeber reichen in der Regel:
● der relevante Abwesenheitszeitraum,
● der Status des behördlichen Bescheids,
● notwendige Fristen,
● organisatorische Vertretungsinformationen,
● Unterlagen für einen konkreten Antrag oder Erstattungsanspruch.
Zugriffe sollten auf die Personen begrenzt werden, die diese Informationen wirklich benötigen – typischerweise HR, Geschäftsführung und die zuständige Führungskraft. Die Lohnbuchhaltung benötigt möglicherweise nur die abrechnungsrelevanten Informationen, nicht aber den vollständigen Bescheid.
Ein Prozess, der auch im Ernstfall funktioniert
Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt sich ein einfacher, wiederholbarer Ablauf.
1. Information entgegennehmen
Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter meldet eine relevante Abwesenheit und legt den erforderlichen Bescheid beziehungsweise die relevanten Angaben vor.
2. Frist sofort erfassen
Beginn, Ende und alle relevanten Fristen werden in der Personalverwaltung dokumentiert. Eine zusätzliche Erinnerung schützt davor, dass eine Stellungnahme oder ein Erstattungsantrag liegen bleibt.
3. Betriebliche Auswirkungen bewerten
HR und Führungskraft prüfen gemeinsam:
● Welche Aufgaben müssen übergeben werden?
● Gibt es eine interne Vertretung?
● Wird eine Ersatzkraft benötigt?
● Welche Kunden, Projekte oder Termine sind betroffen?
● Kommt ein Antrag auf Zurückstellung oder Unabkömmlichstellung in Betracht?
4. Behördenkommunikation dokumentieren
Stellungnahmen, Anträge, Bescheide und Rückfragen sollten zentral und nachvollziehbar abgelegt werden. Mündliche Gespräche sollten mit Datum, Ansprechpartner und Ergebnis kurz dokumentiert werden.
5. Ersatz und Kosten organisieren
Wenn eine Ersatzkraft eingestellt wird, sollten Unternehmen bereits bei der Einstellung darauf achten, dass die Voraussetzungen und Nachweise für eine spätere Erstattung nachvollziehbar bleiben.
6. Rückkehr vorbereiten
Vor dem Dienstantritt sollten Übergabe und Vertretung geklärt sein. Nach der Rückkehr empfiehlt sich ein kurzer Termin, um offene Aufgaben, Änderungen im Team und gegebenenfalls weitere Dienstzeiträume zu besprechen.
Beispiel aus einem Unternehmen mit 35 Mitarbeitenden
Ein Unternehmen beschäftigt 35 Personen. Eine Projektleiterin erhält einen Heranziehungsbescheid für eine mehrwöchige Reservedienstleistung. Sie betreut zwei wichtige Kunden und ist die einzige Person mit tiefem Wissen über ein laufendes Projekt.
Das Unternehmen sollte jetzt nicht erst anfangen, Informationen zusammenzusuchen. Sinnvoll wäre folgendes Vorgehen:
● Heranziehungsbescheid und Dienstzeitraum erfassen.
● Prüfen, bis wann eine Stellungnahme möglich ist.
● Die betrieblichen Folgen konkret beschreiben.
● Übergabe und Vertretung organisieren.
● Prüfen, ob eine fachlich gleichwertige Ersatzkraft erforderlich ist.
● Alle Kosten- und Beschäftigungsnachweise für einen möglichen Erstattungsantrag ablegen.
● Nach Ende der Dienstleistung die tatsächlichen Zeiten und die Rückkehr dokumentieren.
Genau hier zeigt sich der Nutzen einer digitalen Personalverwaltung: Nicht der militärische Lebenslauf muss im System abgebildet werden, sondern der für den Betrieb relevante Vorgang – mit Status, Zeitraum, Fristen und Verantwortlichkeiten.
Ist es sinnvoll, Reservistentätigkeit im Personaltool zu hinterlegen?
Ja – aber gezielt, datensparsam und zweckgebunden.
Ein Personaltool sollte nicht zu einem militärischen Register des Unternehmens werden. Es sollte vielmehr dabei helfen, eine konkrete oder mögliche Abwesenheit rechtssicher und organisatorisch sauber zu verwalten.
Besonders sinnvoll sind:
● ein klarer Abwesenheitsstatus,
● Start- und Enddatum,
● automatische Fristerinnerungen,
● Upload des relevanten Bescheids mit beschränktem Zugriff,
● Aufgabenliste für Übergabe und Vertretung,
● Dokumentation der Behördenkommunikation,
● Kennzeichnung möglicher Erstattungsansprüche,
● Wiedervorlage nach Ende der Dienstleistung.
Weniger sinnvoll ist ein pauschales Feld, das dauerhaft und ohne konkreten Anlass den militärischen Status aller Beschäftigten speichert.
Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten
Auch wenn das Gesetz noch nicht endgültig verabschiedet ist, können Arbeitgeber bereits heute organisatorische Grundlagen schaffen:
● Prüfen, wie Abwesenheiten von Schlüsselpersonen aktuell dokumentiert werden.
● Eine einheitliche HR-Kategorie für „dienstbedingte Abwesenheit“ definieren.
● Verantwortlichkeiten für HR, Führungskraft und Geschäftsführung festlegen.
● Fristen und Wiedervorlagen digital abbilden.
● Ein Standardverfahren für Vertretung und Übergabe erstellen.
● Prüfen, welche Nachweise für Erstattungsanträge benötigt werden.
● Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat frühzeitig einbinden.
● Beschäftigte transparent über Zweck und Umfang einer möglichen Abfrage informieren.
● Einen Notfallplan für kurzfristige Heranziehungen entwickeln.
Fazit: Gute Personalplanung beginnt vor dem Bescheid
Das Reservestärkungsgesetz kann die Einsatzplanung der Bundeswehr verändern – und damit auch die Personalplanung von Unternehmen. Arbeitgeber erhalten nach dem Entwurf mehr Beteiligungsmöglichkeiten und sollen finanziell stärker unterstützt werden. Ein allgemeines Vetorecht gegen die Heranziehung ist jedoch nicht vorgesehen.
Für Unternehmen ist deshalb eine ausgewogene Vorbereitung entscheidend:
● Mitarbeitende nicht pauschal ausforschen, sondern planungsrelevante Informationen datensparsam erfassen.
● Konkrete Abwesenheiten, Bescheide und Fristen strukturiert dokumentieren.
● Vertretung und Ersatz frühzeitig organisieren.
● Zurückstellung und Unabkömmlichstellung nur bei nachvollziehbarer betrieblicher Unentbehrlichkeit prüfen.
● Erstattungsansprüche und Nachweise von Beginn an mitdenken.
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Häufige Fragen zum Reservestärkungsgesetz und Arbeitgebern
Kann der Arbeitgeber einen Reservedienst verhindern?
Nach dem vorliegenden Gesetzentwurf grundsätzlich nicht pauschal. Arbeitgeber sollen angehört werden und betriebliche Gründe vortragen können. Eine Zurückstellung oder Unabkömmlichstellung kommt bei besonderer betrieblicher Unentbehrlichkeit in Betracht, muss aber von der zuständigen Behörde entschieden werden.
Wie viel Vorlauf hat ein Unternehmen?
Der Heranziehungsbescheid soll nach dem Entwurf grundsätzlich acht Wochen vor Beginn der Dienstleistung zugestellt werden. Für bestimmte Ausnahmefälle ist eine Heranziehung ohne Einhaltung dieser Frist möglich.
Muss das Unternehmen eine Ersatzkraft einstellen?
Nein. Eine Ersatzkraft kann organisatorisch sinnvoll oder erforderlich sein, eine allgemeine Pflicht zur Einstellung ist aus den hier beschriebenen Regelungen nicht abzuleiten. Wenn eine Ersatzkraft eingestellt wird, kann nach dem Entwurf unter bestimmten Voraussetzungen eine Erstattung beantragt werden.
Welche Frist gilt für die Erstattung einer Ersatzkraft?
Nach dem Gesetzentwurf soll der Antrag innerhalb von sechs Monaten nach Beginn der Wehrübung gestellt werden. Die genaue Ausgestaltung hängt vom endgültigen Gesetz und den maßgeblichen Ausführungsregelungen ab.
Dürfen Arbeitgeber nach einer Reservistentätigkeit fragen?
Eine Abfrage sollte einen konkreten Zweck haben und auf die für die Personalplanung erforderlichen Informationen beschränkt bleiben. Vor einer systematischen Erhebung sollten Unternehmen insbesondere Datenschutz, Transparenz, Zugriffsbeschränkung und – falls vorhanden – die Beteiligungsrechte des Betriebsrats prüfen.
Gilt das Reservestärkungsgesetz bereits?
Nein. Der Stand dieses Beitrags ist der vom Bundeskabinett am 1. Juli 2026 beschlossene Gesetzentwurf. Das parlamentarische Verfahren steht noch aus. Die endgültige Rechtslage kann vom Entwurf abweichen.
Quellen und weiterführende Informationen
● Bundesministerium der Verteidigung: Gesetzentwurf eines Gesetzes zur Stärkung der Reserve
● Gesetze im Internet: Arbeitsplatzschutzgesetz
● Gesetze im Internet: Reservistengesetz
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung. Vor dem Einsatz konkreter Prozesse sollten Unternehmen die finale Gesetzesfassung sowie die einschlägigen Ausführungsregelungen prüfen.